Penyelenggaraan Perpustakaan deposit (dikenal juga dengan istilah: legal deposit) merupakan amanat Undang-Undang tentang serah simpan karya cetak dan karya rekam, yaitu Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2018 Tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam. Perpustakaan deposit hanya dapat diselenggarakan oleh Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Provinsi.
Menurut Undang-Undang tersebut, setiap penerbit karya cetak dan atau karya rekam, serta produsen karya rekam wajib menyerahkan terbitannya ke Perpustakaan Nasional Republik Indonesia dua eksemplar dan ke Perpustakaan Provinsi satu eksemplar. Khusus perpustakaan provinsi hanya mewajibkan serah simpan untuk karya intelektual yang terbit di provinsi yang melaksanakan dan karyanya tentang provinsi yang melaksanakan.
Asas pelaksanaan
Beberapa asas yang digunakan dalam pelaksanaan serah simpan karya cetak dan karya rekam adalah sebagai berikut:
- Akuntabilitas
- Ketanggapan
- Kemanfaatan
- Antisipasi
- Profesionalitas
- Keselamatan
- Keamanan
- Aksesibilitas
- Transparansi
Tujuan Pelaksanaan
Pelaksanaan serah simpan karya cetak dan karya rekam adalah:
- Mewujudkan koleksi nasional serta melestarikan koleksi nasional sebagai hasil budaya bangsa Indonesia dalam rangka menunjang pembangunan dengan pendidikan, penelitian, dan pengembangan ilmu pengetahuan serta teknologi
- Menyelamatkan karya cetak dan karya rekam dari ancaman bahaya yang disebabkan oleh alam dan/atau perbuatan manusia
Mekanisme pelaksanaan
Pelaksanaan tingkat Nasional
Pelaksanaan serah simpan karya cetak serta karya rekam dilaksanakan secara nasional oleh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Wajib serah dapat menyerahkan secara langsung atau mengirimkan melalui jasa ekspedisi paling lambat tiga bulan setelah karya cetak terbit.
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia menerima Karya Cetak dan Karya Rekam dari pelaksana serah yaitu: Penerbit, Produsen Karya Rekam, Warga Negara Indonesia yang menghasilkan karya mengenai Indonesia yang dihasilkan melalui penelitian dan diterbitkan dan/atau dipublikasikan di Luar Negeri, Warga Negara Asing yang menghasilkan karya tentang ndonesia yang dibuat di Indonesia dan diterbitkan/dipublikasikan di Luar Negeri, Lembaga Negara, Kementerian, Lembaga Pemerintah, Perguruan Tinggi, sertaPemerintah Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah.
Pelaksanaan tingkat Provinsi
Pelaksanaan serah simpan karya cetak serta karya rekam dilaksanakan oleh Perpustakaan Umum Provinsi. Tata cara penyerahan karya cetak dan atau karya rekam dapat diserahkan secara langsung ke Perpustakaan Provinsi tempat penerbit berada, atau dapat juga menggunakan jasa ekspedisi. Perpustakaan Umum Provinsi menerima karya cetak dan karya rekam dari pelaksana serah yaitu: Penerbit, Produsen Karya Rekam, dan Pemerintah Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah.
Selain itu, pendataan terpadu juga dilakukan, yaitu dengan menggunakan sistem atau sarana elektronik terpadu yang diselenggarakan oleh Perpustakaan Nasional untuk mengintegrasikan seluruh proses pendataan hasil serah simpan karya cetak dan karya rekam.
Pengelolaan dan penyimpanan
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia dan Perpustakaan Provinsi wajib mengelola dan menyimpan koleksi perpustakaan hasil serah simpan karya cetak serta karya rekam sesuai dengan standar yang telah ditentukan melalui Peraturan Perpustakaan Nasional Nomor 8 Tahun 2022 Tentang Standar Koleksi Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam.
Standar pengelolaan koleksi serah simpan karya cetak serta karya rekam meliputi penerimaan, pengadaan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, pendayagunaan, pelestarian; dan pengawasan. Karya Cetak disimpan pada suhu : 18-21 °C, kelembaban : 35-50 RH, cahaya : ≤75 lux b). Karya Rekam Analog (menggunakan Cool Storage) disimpan pada suhu : 10-18 °C, kelembaban : 35-50 RH, cahaya : ≤75 lux c). Karya Rekam Digital disimpan pada suhu : 18-24 °C, kelembaban : 40-60 RH, cahaya : 200-500 lux.
Penghargaan dan Sanksi
Dalam melaksanakan Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2018 Tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam, diatur juga tentang penghargaan bagi yang tertib melaksanakan dan sanksi bagi yang tidak tertib dalam melaksanakan amanat Undang-Undang.
Penghargaan
Penghargaan dilakukan oleh Pemerintah, dalam konteks ini Perpustakaan Nasional Republik Indonesia dan Perpustakaan Provinsi. Jenis dan bentuk penghargaan setiap pada tingkat nasional maupun tingkat provinsi disesuaikan dengan peraturan di instansi masing-masing.
Sanksi
Sanksi diberikan kepada penerbit dan produsen karya cetak dan atau karya rekam yang tidak menyerahkan terbitannya baik kepada Perpustakaan Nasional Republik Indonesia maupun kepada Perpustakaan Provinsi. Sanksi tersebut dapat berupa sansi administratif maupun penangguhan ijin terbit.
Referensi
- ^ "Tentang Serah Simpan Karya Cetak Dan Karya Rekam". jdih.perpusnas.go.id. Diakses tanggal 2023-01-29.
- ^ "Standar Pengelolaan Koleksi Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam". jdih.perpusnas.go.id. Diakses tanggal 2023-01-29.
- "Sistem Pendataan Satu Pintu Hasil Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam". jdih.perpusnas.go.id. Diakses tanggal 2023-01-29.